經劉德提議，魏季附和，趙強拍板，總製府民曹下設漁林司、畜牧司、農墾司、治安司、交通司五個具體負責機構。
劉德出於讓關寧軍更加正規化的目的，建議趙強新設機構采用明製，不單列，可在首義城成立知縣或知州一級的衙門，由衙門來統一落實民曹的各項規劃。對於這個建議，趙強沒有遲疑就否決了，因為在他看來，巴掌大的地方設個傳統的官府，實在有得拿不上台麵。再說，設縣置衙可是有很大政治意義的，某種程度上說就意味著建國了，而且置了衙門就需要有相應的官吏，製定相應的品級，這一套東西實在太複雜。不說暫時沒有這方麵的人手，就是有，趙強也不願意現在就搞這套。當務之急是統一規劃現有事務，而非是搞些官治什麽的，最實際的就是因地製誼，什麽合適就搞什麽。
如今首義城及未來的民政事務無非是集中在人口管理，土地耕作，牲畜放養這些問題，針對性的安排管理機構就是，搞了衙門出來聽起來是威風，但實際效果恐怕還不如各司負責的好。因首義城現在是統一規劃，沒有商業苗頭，所以倒不必費心稅收等問題。
計劃、壟斷、整體，是趙強對首義城民政事務定的總調，至於將來是否要改變，留在將來再說。在起步階段，統一規劃的優勢肯定要比放任的強。
被趙強否了提議之後，劉德略有失望，但很快就恢複如常。根據趙強的意見，魏季將各司職責明文落實了下來。
漁林司顧名思義就是負責捕魚及伐木有關事誼；畜牧司負責統一飼養現有牲畜；農墾司則負責安排自由民及賤民開墾已占領地區的土地耕作；治安司則負責各族百姓治安方麵的事情；交通司則負責道路平整及所占地區道路規劃。各司負責人並不是官職，隻是一個臨時安排的任務，如果表現不合格或者在其管理期間，治下發生問題，那麽立即罷免，改派其他人擔任。為了不讓民曹成為一個空擺設，趙強還是給魏季派了五十名輔兵，充當各司的跟腿打雜事務。
漁林司的負責人由舉族來投的赫哲頭人依安出任，赫哲人是天生的捕魚好手，由依安出任漁林司司長算是物盡所用。首義城的規模相對較小，作為未來的前沿突出部也略有不足，因此趙強給漁林司的任務除了為首義城提供魚類食物之外，便是要組織人手到四周山野伐取大木，以首義城為中心，在四周建立拱衛的衛星小堡壘，使首義城現有控製麵積能擴大三到五倍以上，可容納人口也要在萬人左右。
畜牧司的負責人是原吳軍家屬中一名老兵，叫季阿華，北上之後一直跟著魏季做些跑腿打雜的事，能力一般，但勝於忠誠，且做事穩重，眼下人手缺乏，魏季便保了季有光這個老人出任。畜牧司的任務說重不重，說輕倒也不輕，前後擄獲回來的牛羊豬等牲畜有三四千頭，這就需要數量極多的飼料及食草。首義城依河而建，四周山林不少，但可供放牧的草場卻不多，就是有，麵積也不大，所以如何將牲畜養好，給師團提供足夠肉食便有一定的困難。
農墾司的負責人由魏季親自兼任，因為目前雖然可種植的土地不多，但隨著下一步軍事行動的開展，地盤肯定會逐漸變大，到時可耕作土地也會變得越來越多。所以為了表示對土地的重視，趙強讓魏季親自兼任農墾司司長，也好更好的協調目前所有的農具及種子等物資，務必使分配下去的土地能夠真正的被耕作起來。自由民的口糧將以他們自己耕作為主，賤民因為要承擔大量苦役，因此除了分出一部耕作之外，其餘的人則要被廣泛使用在各個方麵，所以他們的口糧問題便是一個迫切需要解決的事情。
治安司的負責人是兔兒嶺之戰瞎了一隻眼睛的陸大成，此人是吳軍原老營人馬，和魏季一樣，祖上就在關寧軍中當兵，直至後來成為平西王的兵。為了照顧那些因傷喪失戰鬥力的傷員，趙強統一將他們劃入治安司，並配以一百各族輔兵，用來安定治下百姓，懲罰那些小偷小摸的行為。並且做為一支專政隊伍存在，對那些聚集鬧事的各族百姓進行打壓。
交通司這一規劃本來是沒有的，但魏季無意中提到首義城周邊道路多是小路泥路，一旦下雨，則泥濘不堪，恐將來運輸方麵會有不便，遇上突發情況，很可能成為師團致命的威脅。魏季的話讓趙強也有所警惕起來，當下就成立了這個交通司，並且讓自己的侍衛許平出任這個交通司的司長一職，從各族百姓中抽調一千壯婦及五百老弱男丁供交通司統一使用。
結合後世農村沒有水泥瀝青用磚瓦碎塊或小石子乃至灰燼等物鋪填道路的辦法，趙強讓許平首先集中人力，在首義城東邊五裏的一個地方建一座磚窯，規模不要很大，燒製出來的磚塊也不要求被用於建造房屋上麵，而是用於鋪設道路。待燒窯成熟之後，磚石硬度足夠時，再用於房屋建造上麵。
燒窯用的泥土以油泥最佳，但首義城周邊沒有油泥地塊，而一般泥土燒製出來的硬度很差，但用於鋪路倒卻是足夠了。北上的吳軍舊部中有幾個曾燒過磚窯的，所以在他們的幫助下，許平的窯廠建設並不怎麽困難。
民政事務規劃的這幾天，騎兵聯隊與步兵聯隊的整編也宣告結束，已進入訓練的磨合期。那些被釋放出來的俄軍火槍手被分配到了火銃大隊及炮兵中隊。俄軍火槍手們對於投降之後，這些清國軍隊如何處置他們本就十分擔心，現在見對方沒有殺他們，而是讓他們負責軍中火銃及火炮訓練，這些火槍手們大多感到慶幸，對於分派的任務倒是能用心去做，隻有少部分俄軍士兵出工不出力，教授的不是很盡心，但他們不知道，他們的表現卻被監督者看在眼裏。
庫柏沒有被派做教員，而是一直被關在石屋當中，因其身份，趙強一時沒想到如何安排他，事情又多，便將他忘在了腦後。
翻譯隊正式改建為翻譯學校，各族通漢話的百姓除了在軍中聽用以外，都被調入到翻譯學校。首批學員是兩百各族小孩及五百軍士。教材臨時編製，都是些簡單的生活用語及軍中口令。翻譯學校與首義城醫院都被納入民曹管理。
軍隊及民政的建設工作讓趙強一連串的忙了七八天，每天晚上很晚才休息，天沒亮就又要起床去看各項工作進度，因此一直沒顧得上去找馮雲。